In Матеріали By Оксана

Лист-вибачення. Letter of apology

Іноді в житті виникають ситуації, коли необхідно принести вибачення у письмовій формі. В англійській мові лист-вибачення може бути неофіційними / особистим (informal / personal) і діловим (formal). Його пишуть в разі якоїсь помилки, невиконання зобов’язань, неможливості виконання обіцянки і т. П.


В цілому структура листа-вибачення особливо не відрізняється від структури звичайного formal / informal letter. Однак є й свої особливості. Розглянемо кожен стиль письма-вибачення окремо.

Informal Letter of apology

Буває так, що ви образили або засмутили когось із членів родини або друга і хочете принести щирі вибачення. Ви можете зберегти відносини, відправивши лист. Що ж у ньому написати? За структурою ваш лист буде виглядати так:

  1. Dear (Name),
  2. Introduction (§ 1) — чому ви пишете цей лист. Слід почати з вибачень, визнати свою помилку.

    Ось кілька корисних фраз для вступної частини листи, які допоможуть виразити щирі вибачення:

    Англійські вирази Зразкове значення виразів
    I hope you will understand when I say that … Сподіваюся, ти зрозумієш, якщо я скажу, що …
    What can I say, except I’m sorry that … Що я можу сказати, окрім як прости …
    I’m sorry for … Я винен … (Мені шкода …)
    I owe you an apology. Я повинен перед тобою вибачитися.
    I’m sorry if I upset you in any way … Прости, якщо якимось чином образив тебе …
    I can not describe how sorry I am and how guilty I feel. У мене не вистачає слів, щоб описати, як мені шкода і як я винен перед тобою.
    I feel dreadful about … Я страшенно поступив …
    It was my fault, and I’m sorry. Це була моя вина, прости.
    My sensitivity was on vacation that day and I’m so sorry. Я був страшенно бесчувственен в той день, мені дуже шкода.
    I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks. Я благаю вибачити мене за мої жахливі висловлювання.
    Please forgive me for being so late. It was inexcusable. Пробач, будь ласка, за запізнення. Немає мені виправдання.
    I apologize most humbly for (ignoring your feelings). Я щиро прошу вибачення за …
  3. Main Body (§ 2-3) — причини і пояснення вашого вчинку. В основній частині листа ви намагаєтеся пояснити, чому все сталося саме так. Важливо повністю визнати свою помилку, навіть якщо ви вважаєте, що це була не тільки ваша вина. Інакше такий лист-вибачення не матиме сенсу, а тільки посилить конфлікт. Ні в якому разі не звинувачуйте адресата. Пообіцяйте більше не повторювати подібні помилки.

    В основній частині допоможуть такі стійкі фрази:

    Англійські вирази Зразкове значення виразів
    I blame myself for what happened. Я звинувачую себе в тому, що сталося.
    It was my fault (responsibility). Це була моя вина (обов’язок).
    I’m embarrassed to admit that … Мені ніяково визнавати, що …
    Please accept this letter as my personal promise to … Прийми, будь ласка, цей лист, як моя особиста обіцянка …
    I am sorry for the hurt I know this causes. Прости за нанесену образу.
    I admit that I was in the wrong. Визнаю, що був неправий.
  4. Conclusion (заключний §) — у заключній частині листа ви ще раз вибачаєтеся, цікавитеся, що ви можете зробити, щоб вирішити ситуацію, що склалася, обіцяєте, що таке більше не повториться. Так як це близька людина, пообіцяйте зателефонувати особисто або зустрітися, щоб ще раз принести свої вибачення.

    Наступні фрази допоможуть скласти заключний параграф:

    Англійські вирази Зразкове значення виразів
    I hope you believe me when I say how sorry I am. Сподіваюся, ти віриш, як сильно я жалкую.
    I can not tell you how sorry I am. Навіть не можу передати, як я шкодую.
    I beg you to forgive me. Благаю, прости мене.
    There is no excuse for … and I hope you’ll forgive me. Я дуже винен … але сподіваюся, ти пробачиш.
    I sincerely hope … Щиро сподіваюся …
    All this being said, I again apologize for the problems I have caused you. Після всього сказаного, хочу ще раз попросити у тебе вибачення за заподіяні проблеми.
    We hope you are willing to give us another chance. Сподіваюся, ви дасте нам ще один шанс.
    I hope this incident will not stand in the way of our friendship. Сподіваюся, цей випадок не стане на шляху нашої дружби.
    Again, I apologize for betraying your trust. Я ще раз прошу вибачення за те, що не виправдав твою довіру.
    I hope that as time passes you will find a way to forgive me. Сподіваюся, що з часом ти зможеш пробачити мене.
    I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but … Розумію, що тобі складно пробачити мене, але …
    I will call you later this week to apologize in person. Я подзвоню тобі на цьому тижні, щоб вибачитися особисто.
    I can promise you that this will never happen again. Обіцяю, що це більше не повториться.
  5. Наприкінці листа-вибачення йде заключна фраза. Наприклад:
    Sincerely (Sincerely yours),
    (Name)

    Приклади особистих листів-вибачень англійською мовою ви можете подивитися тут:

    • boxfreeconcepts.com
    • specimentemplates.org
    • apologyletters.net

Formal Letter of apology

Тепер розглянемо офіційний лист-вибачення.

Formal Letter of apology зазвичай відправляється у відповідь на лист-скаргу (Letter of Complaint). Мета ділового листа-вибачення — пояснити причини проблем, зазначених у листі-скарзі, а також переконати адресата, що будуть зроблені кроки, щоб усунути проблеми і уникнути їх повторення в майбутньому. Бажано запропонувати компенсацію.

Якщо від грамотності складання Personal Letter of apology залежать ваші особисті стосунки з ким-небудь, то діловий лист-вибачення може стати кроком до врегулювання відносин з клієнтом / партнером, допомогти виправити неприємну ситуацію в бізнесі, зберегти репутацію компанії.

Розглянемо кожну структурну частину такого листа.

  1. На початку листа-вибачення ми звертаємося до адресата по імені та прізвища. Тобто звернення типу Dear Sir / Madam або To Whom it May Concern — небажані. Подібне звернення може здатися занадто формальним, створиться враження, що ви навіть не спромоглися дізнатися ім’я вашого адресата.
  2. Introduction (§ 1) — чому ви пишете цей лист. Слід почати з вибачень, вирази особистої стурбованості сформованою ситуацією.

    Ось кілька корисних фраз для вступної частини листа:

    Англійські вирази Зразкове значення виразів
    I am writing to apologize for … Я пишу, щоб вибачитися за …
    I am writing to offer my apologies for … Я пишу, щоб висловити свої вибачення за …
    I must (would like to) apologise for … Повинен (хотів би) вибачитися за …
    Please accept my / our sincere / profuse apologies for … Прийміть мої / наші щирі вибачення …
    We apologise for … Ми просимо вибачення за …
    Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention. Спасибі, що повідомили нам про цю справу / проблемі.
    I appreciated your advising me of this incident. Для мене дуже важливо ваше повідомлення.
    I would like to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced. На самому початку хотілося б висловити мої щирі вибачення за заподіяні незручності.

    NB !!! Нагадаємо, що в офіційному стилі не допускаються скорочення типу I’m, do not, I’d і т. П.

  3. Main Body:

    (§ 2-3) — причини і пояснення ситуації, що склалася / проблеми.

    (§ 4) — пропозиція компенсації.

    В основній частині листа-вибачення (параграф 2-3) потрібно пояснити причину виниклої помилки / проблеми. Кожна проблема — в окремому параграфі. Необхідно визнати провину компанії, висловити своє співчуття і засмучення, повідомити про вжиті заходи.

    Дуже бажано запропонувати будь-яку компенсацію за помилку (параграф 4).

    Ось деякі корисні фрази для основної частини ділового листа-вибачення:

    Англійські вирази Зразкове значення виразів
    We accept full responsibility for the mistake. Ми повністю беремо на себе відповідальність за помилку.
    I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future. Будьте впевнені, що ми приймаємо всі необхідні заходи, щоб подібне більше не відбулося.
    You have my assurance that … Я гарантую вам …
    Please be assured that we will … Будьте впевнені, що ми …
    I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency. Я намагаюся розібратися з цим (вирішити цю проблему) негайно.
    I can assure you that this will not happen again. Обіцяю, що це надалі це не повториться.
    We are doing everything we can do to resolve the issue. Ми робимо все можливе для вирішення проблеми.
    Please allow me to suggest you … as compensation for … Дозвольте запропонувати Вам … в якості компенсації за …
    To compensate for the inconvenience caused … Для відшкодування завданих незручностей …
    Please allow me to offer you … by way of compensation … Дозвольте запропонувати Вам … в якості компенсації …
  4. Conclusion (заключний §) — у заключній частині листа потрібно ще раз вибачитися, висловити надію, що подія ніяк не вплине на ваше подальше співробітництво, написати свої контактні дані, щоб з вами могли зв’язатися, якщо виникне така необхідність.

    Можна вжити наступні вирази:

    Англійські вирази Зразкове значення виразів
    Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused … Ще раз прийміть наші (мої) щирі вибачення за завдані незручності …
    I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted). Сподіваюся, Ви приймете мої вибачення (мої вибачення будуть прийняті).
    I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error. Сподіваюся, Ви зможете пробачити цю прикру помилку.
    Thank you for your understanding. Дякую за розуміння.
    If you would like to continue this conversation, please feel free to call me at … Якщо ви хочете продовжити нашу бесіду, прошу без коливань дзвонити мені по телефону …
    Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience. З усіма питаннями щодо даного листа, будь ласка, звертайтеся до мене в зручний для Вас час.
  5. Наприкінці листа — заключна фраза:

    Sincerely (Sincerely yours),
    (Name)

    Приклади ділових листів-вибачень англійською мовою ви можете подивитися тут:

    • officewriting.com
    • business.lovetoknow.com
    • apologyletters.net

 

Матеріали

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>