Управління часом, або Trying to find time for … time

Час настільки обмежена, що нам потрібно використовувати його ефективно. Але те, що здається ефективним одному, виглядає справжньою тратою часу (a waste of time) для іншого. Давайте розберемося, як використовувати ваш час повною мірою (to make the most of your time).

Що ж таке «управління часом», або «тайм-менеджмент» (time management)? Це процес планування і тренування навичок з свідомому контролю часу, витраченого на певні види діяльності (spent on specific activities), особливо, для того, щоб збільшити ефективність (to increase effectiveness) і продуктивність (productivity).

Управління часом — це система (system), що складається з процесів (processes), інструментів (tools), технік (techniques) і методів (methods), що дозволяє домогтися максимальної концентрації на виконанні завдання при найбільш ефективному використанні часу і сил.

Нам потрібно навчитися керувати часом, який у нас є, не тільки на роботі, але і вдома. Якщо ви зможете керувати часом, ваша щоденна життя буде набагато легше. Знання того, що потрібно робити, зробить ваше життя менш напруженою (less stressful) і більш продуктивною (more productive).

Один з цікавих моментів на роботі — це те, що люди міркують про час по-різному. Наприклад, для одних — коротка розмова на роботі — це цінний діяльність, яка допомагає побудувати і поліпшити взаємини (to build and improve work relationships) і примножити успіх. Для інших же — коротка розмова — це трата часу і відволікання уваги від виконання справ (a distraction from getting things done).

Факт існування декількох поглядів на ситуацію говорить про те, що у людей різні пріоритети (different priorities), які можу призвести до непорозумінь і конфлікту (can lead to misunderstandings and conflict). Подумайте про вашу думку на цей рахунок, прочитайте статтю і порівняйте поради про те, як краще керувати часом.

Управляємо часом

Час — не безмежний ресурс, і їм потрібно управляти ефективно. Так легко відволіктися на роботі (to get distracted at work) і втратити лік часу (lose track of time): на ваш електронних скриньку приходить цікаве електронний лист (an interesting email drops into your inbox), колега заглядає у двері вашого кабінету (a colleague pops her head around the door of your office), або ви вирішуєте випити чашечку кави, яка призводить до «корисному розмови з налагодження зв’язків» (a useful networking conversation) в кафетерії, що варто вам сорока п’яти хвилин.

Ось кілька рекомендацій з приводу того, як краще добитися ефективності часу (time efficiency) на роботі:

1. Створіть список справ (create a to-do list). Не полінуйтеся з ранку (або з вечора до цього) записати те, чого ви хочете досягти (to achieve) під час робочого дня. Це створює фокус і енергію зробити все заплановане.
2. Розставляйте пріоритети (prioritize and reprioritize). Визначтеся з тим, які завдання важливі, і почніть з них. Найчастіше люди зміщують важливі справи вниз списку (push important tasks down their list) просто тому, що їм не подобається їх робити. Протягом дня перевіряйте, чи потрібно вам поміняти пріоритети (whether you need to change your priorities).
3. Просто почніть працювати (just start working). Одна з причин, чому ми не виконуємо завдання — це тому, що воно здається занадто складним і непереборним (overwhelming). Спростіть більш складні завдання, розбивши їх на підзадачі (into subtasks) з реальними термінами виконання (realistic time frames). І не змушуйте себе досягати занадто багато чого в короткі терміни.
4. Знайте час своєї максимальної працездатності (the time when you work best). Деякі з нас — сови (night owls) і люблять працювати ночами (to burn the midnight oil). Інші воліють раніше ранок, натхнена чашкою міцної кави (spurred on by a cup of strong coffee). Знання свого робочого ритму допоможе ефективно виконувати завдання.
5. Розберіться з і-мейл. Електронні листи — можливо, найбільший відволікаючий від роботи момент (the biggest distraction from work). Вимкніть звукові оповіщення (the sound alert) електронних повід. Якщо щось і справді важливо, відправник вам передзвонить. Привчіть себе перевіряти і-мейли кожну годину і відповідати на самі термінові тільки після закінчення виконання найважливіших завдань (high-priority tasks).

Ставлення до часу

Майже кожен скаже вам, що управляє часом в тій чи іншій мірі. Але справа в тому, що у людей різне розуміння часу. Важливо розуміти відмінності і навчитися спілкуватися гранично ясно. Едвард Т. Холл (Edward T. Hall), американський антрополог (anthropologist), досліджував культурні відмінності у ставленні до часу та прийшов до нових понять «монохронік» (monochronic) і «поліхронік» (polychronic). Ці поняття зараз широко використовуються для опису фундаментальних напрямків людини щодо часу і професійному житті:

1. Монохронікі. Таким людям властиво бути високоструктурованих (highly structured) і сфокусованими на часі (time-focused). Вони поділяють своє життя на окремі завдання і виконують їх одну за одною. Планування (scheduling), пунктуальність і виконання термінів здачі (meeting deadlines) багато значать для них, так як це, на їхню думку, — найбільш професійний підхід до виконання справ. Це якраз ті люди, які першими згаданий про невиконання термінів завершення проекту (missing a deadline), будуть дивитися на годинник і говорити, що спізнюються. Вони віддають перевагу (give priority) структурам і тимчасовим рамкам (time frames) і будуть менш зацікавлені в короткій розмові. Вони з радістю повідомлять вам, що ви на п’ять хвилин запізнилися на зустріч, навіть якщо це викликає дискомфорт або замішання (discomfort or embarrassment).
2. Поліхронікі. Цим людям властиво робити кілька завдань одночасно (multitasking), вони розслаблені з приводу часу. Можуть працювати над кількома справами одночасно, жонглювати (juggling) розкладом і пріоритетами завдань. Вони цінують спонтанність і креативність (spontaneity and creativity). Для таких людей збереження гармонійних відносин (harmonious relationships), наприклад, за допомогою короткої розмови, так само важливо, як і виконання термінів здачі проекту.

Коли люди цих двох типів зустрічаються, дуже висока ймовірність появи двозначності (misperception) і непорозумінь (misunderstandings). Монохронікі можуть вирішити, що поліхронікі непрофесійні (unprofessional) і хаотичні (chaotic). А ось поліхронікі, у свою чергу, можуть швидко прийти до думки, що монохронікі схильні до відсутності креативу (lack of creativity) і прояву бажання командувати.

Хто ви?

Отже, ось кілька прикладів характеристик цих людей. Які з нижчезазначених описів підходять вам?

Монохронікі

• Люблять фокусуватися на виконанні одного завдання.
• Концентруються на закінчення завдання.
• Вважають, що терміни виконання проекту і план важливі.
• Люблять вчасно приїжджати на наради.
• Розставляють пріоритети за часом і термінами виконання завдань.

Поліхронікі

• Часто виконують багато справ одночасно.
• Не проти, щоб їх переривали під час виконання справ.
• Вважають, що терміни виконання завдання можуть змінюватися.
• Толерантні відносно запізнень на зустрічі.
• Для них пріоритетними є люди і взаємини.

Знайти порозуміння

Щоб ефективно працювати з іншими людьми (і, звичайно ж, вашими діловими партнерами з інших країн або колегами-іноземцями), нам потрібно зрозуміти, як вони відносяться до часу і в ідеалі бажано, щоб і вони розуміли, як міркуємо ми. Є дві основні стратегії (main strategies), які ми можемо використовувати для побудови взаєморозуміння (mutual understanding) з приводу часу — це висловлюватися і задавати питання:

1. Висловлюємося. Ця стратегія передбачає обговорення ваших уподобань і потреб щодо часу відкрито, щоб люди розуміли ваші очікування. Наприклад:
   

   I would prefer leaving things the way they are, as I think it’s too early to plan in detail. — Я б вважав за краще залишити все, як є, бо думаю, ще занадто рано планувати детально.

   Let’s meet around 10 sharp. If you’re a little late, it is no problem. — Давайте зустрінемося рівно в 10. Якщо ви трохи запізнитесь, нічого страшного.

2. Задаємо питання. Відповідно до цієї стратегії потрібно задавати питання і уважно слухати відповіді, які дає співрозмовник. Наприклад, питання можуть бути такими:
   

   Do you think we need to push hard to complete this part of the project? — Ви думаєте, нам варто посилено просувати завершення цієї частини проекту?

   Are we going to have problems, if we are a little late with this part of the project? — У нас будуть проблеми, якщо ми трохи запізнилися з цією частиною проекту?

   Якщо відповіді на ці питання будуть позитивними, то, цілком ймовірно, ви маєте справу з людиною, достатньо структурованим і сфокусованим на часі. Якщо ж відповіді негативні, то ваш колега може бути відносним поліхроніком.

Можна поставити декілька питань, щоб зрозуміти, що ваш співрозмовник має на увазі. Наприклад, на нараді ви почули таке твердження:

We need to make sure we complete this part of the project on time. — Нам потрібно переконатися, щоб ми закінчили цю частину проекту вчасно.

Ви можете уточнити його значення і зрозуміти, з яким типом людей ви маєте справу.

Способи уточнення поняття часу

Тип питання	Уточнююче питання	Відповідь монохроніка	Відповідь поліхроніка
Відкритий (open)	Why do you say that? (Чому ви це говорите?)	I think it is crucial to always be on time. (Я думаю, що це вкрай важливо — завжди встигати.)	It is not always important, but there are several key customers waiting for the result. (Це не завжди важливо, але є кілька ключових клієнтів, які чекають результату.)
ЩоСпонукує (challenging)	I am sure you understand that we can not always complete on time, can we? (Я впевнений, ви розумієте, що ми не завжди можемо закінчувати вчасно, чи не так?)	Sure, we can. We should always complete projects on time. (Звичайно, можемо. Ми завжди повинні закінчувати проекти вчасно.)	No, but this milestone is very important. (Ні, але цей етап дуже важливий.)
Конкретний (specific)	Do you mean this specific part of the project? (Ви маєте на увазі цю конкретну частину проекту?)	No, I mean every part of the project. (Ні, я маю на увазі кожну частину проекту.)	Yes, you are right. I mean this specific part. There are other parts that are less important. (Ви праві. Я маю на увазі саме цю частину. Інші частини не так важливі.)

Отримуйте роз’яснення та обговорюйте неясності з партнерами англійською. Дуже часто, коли ви запитуєте когось, чи є у них час на роз’яснення та обговорення, можна почути одне і теж: «У мене немає часу» (I do not have the time). Просто не поспішайте (take the time) і подумайте про ефективне управління часом.

Якщо вас зацікавила ця тема, і ви хочете більше дізнатися про неї, можна почитати різноманітні книги. Наприклад:

• Англійською:
  • http://www.ozon.ru/context/detail/id/1746377/
  • http://www.ozon.ru/context/detail/id/5939808/
• Російською:
  • http://www.ozon.ru/context/detail/id/4300147/

 

  4686

Матеріали