Лист-претензія англійською. Скаржимося грамотно

У діловій практиці та повсякденному житті трапляються ситуації, коли необхідно скласти лист-претензію, коли, приміром, надійшов неякісний товар або надана послуга обурює вас.

Підготовка

Перед тим, як сісти за написання подібного листа, насамперед, переконайтеся, що ви об’єктивно праві. Лист-претензію можна відправити як по електронній пошті, так і по факсу, якщо предмет скарги несуттєвий. Якщо ж ситуація серйозна, то краще відправити її поштовим листом, можливо, з повідомленням.

Потрібно

1. Зберіть всю необхідну інформацію. Опишіть проблему лаконічно, пишіть по суті і в чіткій логічній послідовності.
2. Вкажіть, які заходи, на вашу думку, варто прийняти, і в які терміни ви очікуєте їх виконання.
3. Прикладіть до листа копії всіх підтверджувальних документів.

Не потрібно

1. Незалежно від ступеня вашого обурення, ні в якому разі не можна використовувати грубість і переходити на особистості.
2. Не варто дозволяти собі йти убік від основної проблеми, заглиблюючись у критичні зауваження відносно компанії і якості її послуг.
3. Не слід відправляти лист, не перевіривши його попередньо на наявність граматичних і пунктуаційних помилок.

Складаємо лист

Звернення

• Почніть свій лист з привітання Dear Mr (or Mrs, Ms, Miss, etc.) Surname.
• Якщо вам не відоме ім’я людини, до якої ви звертаєтеся, почніть лист з Dear Madam або Dear Sir; якщо ж вам невідомий підлогу адресата, використовуйте Dear Sirs або Dear Sir or Madam.

Зміст

• Початок листа повинно привернути увагу читача до розкриваються питання. Наприклад, We are writing to complain about …, We would like to complain …, We are writing with reference to Order # …, We would like to express our dissatisfaction with … або Thank you for your letter of …
• Розкрийте суть питання якнайскоріше, вказуючи причину, по якій ви пишете, в чіткій і стислій манері. Як тільки ви це зробили, можна додати кілька деталей і фактів.
• На завершення листи повідомте про свої очікування, наприклад, We would appreciate if you could let us know as soon as possible what actions you suggest taking або We look forward to hearing from you regarding this misunderstanding within the next seven days.

Висновок

Формулювання укладення має стандартний формат:

• Якщо ви знаєте людину, якій адресуєте лист, його потрібно завершити фразою Yours sincerely.
• Якщо ви починаєте лист-претензію зверненням Dear Sir або Dear Madam, його необхідно закінчити фразою Yours faithfully.
• Ваше ім’я потрібно надрукувати під підписом.

І пам’ятайте: листи-претензії — це не листи-звинувачення, вони покликані звернути увагу на помилку чи непорозуміння і виправити їх. Такі листи потрібно писати з урахуванням того, що в більшості випадків постачальник обладнання або послуги також зацікавлений у вирішенні проблеми.

 

  3499

Матеріали